Regulación de horarios y control del fichaje en las empresas

Por Jose Manuel Sanz. Ahora que el mes de agosto llega a su última semana, quiero agradecer a Som Gandia, la oportunidad que me da para hacer una reflexión al respecto de estos tres primeros meses de aplicación de la obligatoriedad del control horario de los trabajadores.

Si bien en origen era una medida destinada a controlar el exceso de horas extras de las empresas y buscaba racionalizar el horario laboral, en la práctica se ha convertido en un problema para las empresas que no han sabido o no han querido (en el menor de los casos) llevar a cabo este control.

Son muchas las excusas para que este control esté siendo ineficiente: movilidad geográfica de los trabajadores, turnos rotativos, incapacidad técnica o presupuestaria para llevar a cabo este control, etc.

Realmente la norma simplemente indica que se ha de hacer el control efectivo del horario de entrada y salida de la jornada laboral, indicando igualmente los descansos: desayunos, cafés, pausas personales, etc. Pero no indica de que forma se ha de llevar a cabo. Con lo cual, este control se puede hacer de forma manual, firmando el horario en una ficha en papel o de forma automatizada a través de algún tipo de aplicación al uso.

Pero sin embargo, la propia obligatoriedad de almacenar los registros durante cuatro años y dejarlos a disposición de la inspección, nos da una indicación clara de que gestionar esta documentación de forma manual, puede ser un autentico engorro en empresas con un mínimo número de trabajadores.

Las empresas que quieran contar con un control horario efectivo deberían tener en cuenta una serie de premisas a la hora de decantarse por una u otra oferta de las muchas que hay en el mercado. Una buena aproximación a los mínimos que una aplicación de este tipo debería cumplir, serían los siguientes:

  • Qué información se recopila de los trabajadores. Tiene que quedar clara que información de los trabajadores se gestiona y esta, además, debe ser la mínima necesaria para tal efecto. En la mayoría de casos, el nombre, dni y un correo de contacto del trabajador serán más que suficientes. Algunas podrán contar con un perfil más completo donde se incluya teléfono, fotografías, etc., pero realmente esto no es necesario para el fin que se busca.
  • Geolocalización de los trabajadores. Debe contar con la posibilidad de que el trabajador pueda estar geolocalizado si se va a usar un dispositivo de la empresa, con lo que previamente tendrá que informarse al usuario de este hecho o la posibilidad de negarse si se va a usar su propio dispositivo móvil.
  • El Registro de Actividades de Tratamiento, deberá recoger el tratamiento de los datos del trabajador para el control horario, y si se incluye, los datos de geolocalización. Igualmente, el RAT deberá hacer referencia a la entidad que podrá tener acceso como Encargado de Tratamiento, a los datos de los trabajadores, para el control de la aplicación.
  • Deberá existir un adecuado contrato de encargado de tratamiento que regule la relación entre la empresa y el proveedor del servicio de control de presencia.

A fin de facilitar este control horario, hace unos meses se desarrolló una aplicación que cumple estas premisas, haciendo hincapié en la privacidad de los usuarios. Control de Presencia Online, es una aplicación web que permite a las empresas, controlar el horario de los trabajadores sin depender de sistemas físicos: lectores de huella, tarjeteros, pinpads físico, etc y de forma sencilla, ofrece la información necesaria para cumplir con la obligación del registro horario.

Os invito, desde la posibilidad que me da esta plataforma, a conocer la aplicación y probar la demo, totalmente funcional y gratuita.

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