Ahora que estamos terminando este 2020, parece que por fin se acaba, casi todos tenemos la necesidad de revisar cuales han sido los objetivos que nos habíamos planteado para este año y su grado de cumplimiento. Además de los típicos de hacer más deporte, fumar menos o comer mejor, muchos nos planteamos otros objetivos que tienen un impacto más directo en nuestro día a día: organizar mejor nuestro trabajo diario o nuestra vida personal, para ser más eficientes y aprovechar mejor el tiempo.
La necesidad de un mejor aprovechamiento del tiempo no es algo exclusivo del mundo profesional, sino que, cada vez más, también tenemos la necesidad de organizar nuestro tiempo personal. Para poder hacerlo, además de la disciplina, existen multitud de aplicaciones que nos permitirán tener nuestras tareas bajo control.
Vamos a dar un vistazo a algunas de estas aplicaciones, disponibles prácticamente para cualquier plataforma, que nos ayudarán a organizar nuestro día a día o nuestro trabajo.
- Una de las más sencillas formas de organizar nuestras tareas puede ser utilizar Google Keep, disponible en todas las plataformas. Con un simple sistema de notas que se pueden editar para personalizarlas por colores (según prioridad, por ejemplo), es fácil ver de un simple vistazo que tareas requieren un tratamiento más urgente o cuales son secundarias. La posibilidad de introducir cualquier tipo de contenidos, nos permite por ejemplo, crear una lista de tareas para un proyecto profesional o una lista de la compra.
- Evernote es una de las aplicaciones de gestión de tareas y notas más veterana. No solo permite introducir notas, sino también recortes de contenidos que hayamos visto en web y muchos otros tipos de soportes. Además es fácilmente utilizable desde el móvil, lo que permite tomar notas al vuelo, como notas de voz y después repasarlas tranquilamente en nuestro PC.
- Trello también es otra de las aplicaciones clásicas para la gestión de tareas. Aunque está muy implantada a nivel profesional, tiene una curva de aprendizaje muy suave y es totalmente válida para su uso personal. Usando el típico sistema de notas, permite organizarlas en columnas según su estado y arrastrarlas de una a otra, una vez completada la fase de la tarea. Permite también compartir el proyecto con clientes u otros usuarios, para que conozcan de primera mano en que estado está su proyecto.
- Remember the milk es sin duda un clásico entre los gestores de listas de tareas. Hace simplemente eso, gestionar listas de tareas que se pueden configurar para que envíen avisos y notificaciones a otras aplicaciones, como el correo electrónico.
- Una versión más moderna de la aplicación anterior es Todoist, que permite también tener organizadas nuestras tareas a través de listas, priorizando aquellas acciones más importantes y recordándonos a través del correo y otro tipo de notificaciones que tareas están activas o por caducar. También permite compartir las listas con otros usuarios o clientes y hacer un seguimiento gráfico de los proyectos.
- Microsoft también dispone de su propio gestor de tareas, integrado en MS Office 365. Se trata de Microsoft To-Do, un gestor de listas de tareas personalizable en función de la urgencia de las tareas y con posibilidad de integrar avisos y alertas.
Como hemos visto, hay muchas opciones para poder gestionar nuestras tareas, organizar nuestro tiempo y no perderlo en exceso, aunque la posibilidad de perder el tiempo de vez en cuando, puede ser algo beneficioso.
Personalmente, de las aplicaciones indicadas más arriba yo soy usuario activo de Google Keep, por su facilidad de uso y disponibilidad, ya que viene integrada en la cuenta de Google y en el móvil. Google Keep me permite tomar notas rápidamente cuando voy por la calle o dejar notas de voz si me viene a la memoria alguna cosa por hacer. Fundamentalmente uso esta aplicación para temas personales.
Para la gestión de proyectos profesionales, utilizo Trello, que como indicaba anteriormente, me permite dividir un proyecto en diversas fases e ir moviendo las etiquetas correspondientes a las diferentes etapas en función de su progresión. Además, comparto con los clientes el estado de sus proyectos y pueden, de un vistazo, ver que fases se han completado y cuales no.
Me gustaría animaros a probar algunas de las aplicaciones indicadas u otras de las muchas que existen y encontrar la que os haga sentir más cómodos con su uso, pues como en todo, habrá aplicaciones que os sean más amigables que otras.
Solo queda, finalmente, desearos un feliz y organizado 2021.